Quando uma empresa consegue aumentar as suas vendas, e ganhar maior destaque no mercado de atuação, é natural que a demanda nas atividades tende a crescer na mesma proporção. O problema é que a falta de distribuição de tarefas pode resultar em problemas maiores para a companhia.

Entre os problemas podemos citar: comprometer na qualidade do produto/serviço feito, atrasar o prazo das entregas, bem como aumentar a insatisfação de seus consumidores. Mas afinal, o que leva uma empresa a acumular as suas tarefas?

Para responder a questão, levantamos os seguintes pontos:

  • alto número na demanda de tarefas;
  • expansão de um negócio;
  • adoção de novas estratégias;
  • saída de profissionais específicos sobre uma atividade.

Para resolver estas questões, descrevemos algumas ideias a serem colocadas em prática para melhorar a produtividade da sua empresa. Está interessado? Veja abaixo o nosso artigo!

Entenda como funciona o projeto

Para desenvolver um trabalho bem-feito, é fundamental que você conheça bem o seu projeto. Apesar de parecer óbvio, muitos empreendedores cometem o erro de desenvolver os seus projetos sem entender o seu propósito.

Por outro lado, quando planejamos todas as etapas, do início ao pós-venda de um produto/serviço, o gestor tem uma ideia clara sobre quais são as atividades que estão em andamento no projeto, por isso, conseguem evitar o acúmulo desnecessário de tarefas em um determinado processo.

Dito isso, procure listar quais são as etapas fundamentais, seja em sua produção, processo de vendas, marketing ou atendimento ao cliente. Para facilitar, pense na possibilidade de adotar um software de gestão em sua empresa.

Saiba das aptidões da sua equipe

Para que você consiga distribuir as tarefas de maneira adequada, é essencial que entenda as qualificações únicas sobre cada colaborador.

Quando for delegar, procure entender o que cada um pode oferecer de melhor para desenvolver o trabalho com maior eficiência e qualidade, assim é natural que o número de incidência de erros seja reduzido.

Caso tenha dificuldades em mapear as habilidades de cada colaborador, peça o auxílio ao setor de Recursos Humanos, já que a área costuma documentar as competências de cada colaborador.

Caso não encontre o perfil adequado, antes de decidir contratar uma nova pessoa, considere treinar um profissional que tenha características próximas do esperado.

Melhore a distribuição de atividades

Para que a empresa consiga ótimos resultados, é fundamental que você desenvolva uma estratégia eficaz logo no início do seu projeto, correto?

O problema é que muitos líderes acreditam ter a capacidade em dar conta de todas as atividades. Como resultado, é natural que o acúmulo de tarefas seja evidente. Por esse motivo, considere utilizar o método 5W2H para auxiliar na distribuição de tarefas entre os membros da sua equipe.

Basicamente, a etapa tem como objetivo delegar as etapas para os profissionais mais adequados, de acordo com o perfil do profissional. Para isso, você deve responder às seguintes questões:

  • What (o quê?): Qual a tarefa deve ser executada?
  • Why (porquê?): Quais os benefícios obtidos ao executar a atividade?
  • How (como?): Como a tarefa deve ser executada para chegar ao objetivo da atividade?
  • Who (quem?): Nesta etapa, caso a demanda necessite de uma equipe, qual setor poderá se responsabilizar da tarefa? Caso precise apenas de uma pessoa, qual colaborador pode realizar?
  • When (quando?): Qual o prazo para realizar cada etapa? Para melhorar a precisão, considere definir as etapas de curto, médio e longo prazo. Assim, o gestor poderá medir o quanto tempo levou para realizar cada tarefa.
  • Where (onde?): Qual o local será realizado a tarefa?
  • How Much (quanto?): Qual será o custo em realizar as atividades? Aqui, você deve listar qualquer consumo de recurso ou capital da companhia.

Assim que definir e colocar as etapas acima, você deve acompanhar todo o processo, bem como acompanhar a evolução em cada atividade em andamento. Caso encontre problemas, considere uma nova estratégia para resolver a questão.

Automatize as tarefas

Para que os gestores possam garantir a entrega de uma atividade, eles podem contar com softwares de gestão para ter maior controle sobre as tarefas em sua equipe. Seja na visualização das tarefas, seja para melhorar a comunicação entre os membros, hoje os softwares contam com diferentes recursos para melhorar a produtividade da empresa.

Além disso, as ferramentas permitem que você divida e veja quem é o responsável por cada processo, sendo possível recorrer a ajuda caso seja necessário, evitando que o acúmulo de tarefas ocorra novamente.

Delegue as suas tarefas

Como mencionamos no artigo, delegar tarefas entre os funcionários é a solução mais adequada para reduzir o acúmulo de tarefas em uma empresa. O problema é que nem todas as companhias podem ter os funcionários certos para a atividade, principalmente em empresas de pequeno e médio porte. Então, como solucionar?

Para atender às demandas, os pequeno e médio empreendedores têm buscado a contratação de equipes externas, principalmente quando a tarefa tem pouca ligação com o nicho de atuação, como áreas de marketing ou contabilidade, por exemplo.

Por esse motivo, no lugar de contratar novos funcionários para ocupar os cargos, considere entrar em contato com uma empresa especializada. Assim, você poupará tempo e recursos financeiros para melhorar a produtividade de sua equipe.

Compreendemos o quanto as atividades podem acumular em um piscar de olhos, afinal, a percepção

Compreendemos o quanto as atividades podem acumular em um piscar de olhos, afinal, só percebemos o problema quando não conseguimos dar conta de entregar as atividades dentro do prazo, correto? A falsa percepção de que podemos dar conta de tudo é um dos principais fatores que levam ao problema mencionado.

Por outro lado, quando buscamos pessoas para distribuir as atividades, podemos não só aliviar o peso da responsabilidade, como teremos mais tempo para executar as tarefas estratégicas, que levarão ao sucesso da companhia.

Caso não tenha os profissionais corretos para atender às demandas, pense na possibilidade de contratar empresas terceiras, assim como muitos outros pequenos e médios empresários têm feito para melhorar a produtividade em seus respectivos negócios.

Agora que você entendeu sobre a importância da distribuição de tarefas, saiba como estruturar e manter uma equipe de vendas em alto nível!

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