É muito difícil que uma empresa cresça sem a otimização de processos. Embora possa parecer um pouco categórica e pessimista, essa afirmação não tem a função de desanimá-lo.

Isso porque se o seu maior desafio, em relação ao seu negócio, é crescer sem gastar mais do que o necessário, o uso dessa estratégia pode ser o que você precisa para fazer isso acontecer.

No fundo, é uma questão quase matemática: fazer mais, gastando o mesmo ou menos. Isso pressupõe mais organização, menos desperdícios e maior velocidade.

Portanto, pensando nisso, vamos abordar esse tema e citar 5 iniciativas a que você pode — e deve — recorrer para otimizar os processos no seu empreendimento. Confira!

O que é a otimização de processos

A otimização de processos é, fundamentalmente, uma estratégia para examinar a rotina da sua empresa e torná-la mais eficiente, lógica e replicável.

Quando ela é eficiente, significa que os seus clientes podem receber um produto ou serviço melhor, ficar mais satisfeitos e permanecerem mais tempo com você, enquanto se gasta menos para oferecer esse produto.

Se ela for mais lógica, todos os seus colaboradores serão capazes de compreender os processos, aplicá-los, economizar tempo e até sugerir melhorias pontuais, se for o caso.

Por último, processos replicáveis podem ser implementados em diferentes setores. Se um certo tipo de organização funciona em um departamento, há grandes chances de ele se aplicar também a outro, desde que sejam feitos os ajustes necessários.

Contudo, é importante que não se queime etapas. Se os seus procedimentos não forem eficientes e lógicos, não vale a pena replicá-los, concorda? Por isso, vamos às 5 dicas para a otimização dos seus processos.

5 iniciativas para promover a otimização de processos

A nossa sugestão é que você comece implantando ou diversificando o uso da tecnologia na sua empresa. Depois, você pode fazer uso dela para modificar a rotina.

Por fim, pode esperar e colher os frutos práticos dessas modificações. As dicas abaixo estão organizadas nessa ordem, vamos a elas:

1. Informatize a empresa

Como dissemos, a otimização de processos consiste em uma atividade de organização da rotina de trabalho. Por meio dela, você divide o dia a dia dos colaboradores em etapas, e define procedimentos claros para cada uma dessas fases — isso é mais fácil de falar do que fazer, e mais fácil de fazer do que manter. De todo modo, a sua maior aliada, logo de início, é a tecnologia.

Por meio dela, você pode automatizar tudo que não precisa ser executado por pessoas, atribuindo essas tarefas a máquinas ou algoritmos. É bom ter em mente também que informatizar uma empresa não consiste apenas em comprar computadores.

É preciso fazer uso deles, experimentar ferramentas de gestão de tempo, softwares, ERPs e outros recursos tecnológicos que integrem setores e ideias. Em poucas palavras, esteja aberto à transformação digital.

2. Adote ferramentas colaborativas

Não é preciso gastar dinheiro para integrar o seu time. Ferramentas gratuitas como TrelloSlack e Google Drive permitem que as pessoas trabalhem colaborativamente — inclusive à distância — sem que você gaste um centavo.

E elas devem estar no centro das suas preocupações, afinal, são orientadas a aumentar a organização e produtividade — duas palavras que descrevem tudo que você precisa neste momento.

De agora em diante, ligue a chave de “organizar” e “produzir” na sua cabeça e adote ferramentas colaborativas. Se estiver em dúvida sobre quais das opções disponíveis no mercado deve utilizar, pergunte ao seu time.

Com certeza, seus colaboradores sabem quais delas são as mais necessárias para facilitar cada etapa do trabalho. Assim, você começa a engajar o seu time nessas questões já de início.

3. Desenvolva capital intelectual

Ter uma rotina estabelecida, com divisão de trabalho e etapas de produção pode parecer uma forma de engessar seus colaboradores. No entanto, a verdade é que tudo isso representa liberdade.

Sem a necessidade de pensar a todo momento na organização das próprias tarefas — coisa que a tecnologia pode tornar automática — os funcionários passam a ter tempo e descanso mental para desempenhar o lado criativo do seu trabalho.

Com um pouco de incentivo, eles vão, inclusive, atuar sobre a própria otimização de processos de maneira crítica, tornando-a ainda melhor. E cabe a você, como gestor, documentar esse processo e colocá-lo em movimento.

Aliás, nenhuma otimização de processos acontece rapidamente. Na verdade, ela é consequência de tempo, prática, testes e aprendizado. Por isso, desenvolva capital intelectual.

Documente esses procedimentos, registre e permita que ele se torne acessível ao time, ainda que seja com cursos e treinamentos. Você pode ter todo tipo de ferramentas, tecnologia e métodos, mas o maior ativo de qualquer empresa ainda são as pessoas.

4. Desperte o espírito empreendedor do time

O que pode ser melhor que um time de colaboradores com “espírito de dono”? Ou seja, pessoas que têm por hábito resolver problemas, em vez de apenas comunicar uns aos outros a respeito deles.

Despertar o espírito empreendedor de um time demanda esforço da parte de cada colaborador, mas também de quem o lidera. É uma espécie de luta diária sair da inércia e resolver problemas. Portanto, não tente antecipar a solução de todos eles. Você precisa saber delegar — o que nos leva à próxima dica.

5. Descentralize a gestão

Desapegar, delegar, atribuir, dividir e confiar: todo empreendimento exige isso do seu principal gestor à medida que vai crescendo, mas nem todo gerente está disposto a abrir mão do controle que tem sobre o seu negócio.

A autoridade confere a você uma espécie de palavra final em todas as questões. E isso, se mal-empregado, pode ser um grande problema.

Por isso, evite desempenhar o papel de protagonista em todas as reuniões e ouça o que as outras pessoas têm a acrescentar. Você verá que algumas delas resolvem problemas operacionais tão bem quanto ou melhor que você, o que pode ser o alívio que faltava para pensar o futuro do negócio.

Poderíamos citar muitas outras iniciativas para realizar a otimização de processos da sua empresa, mas essas 5, com certeza, são o melhor ponto de partida. Com elas, você começa conhecendo melhor o seu empreendimento — pensando em aspectos técnicos e tecnológicos — passa pelas pessoas e termina em você mesmo. Que roteiro poderia ser melhor?

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